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深圳市点金贵金属精炼有限公司黄金白银供应链尽职调查规则

  发表时间:2021-09-23 17:29:43     浏览:856

深圳市点金贵金属精炼有限公司

黄金、白银供应链尽职调查规则


1、适用范围

本黄金、白银供应链尽职调查规则,适用于深圳市点金贵金属精炼有限公司、以及与深圳市点金贵金属精炼有限公司有黄金/白银交易,黄金/白银加工的所有黄金/白银供应商,黄金/白银相关合作伙伴。(包括黄金/白银生产商、中间商、交易商、出口商和运输商。)

2、公司内部组织架构及责任

2.1黄金、白银供应链公司内部组织架构

深圳市点金贵金属精炼有限公司为黄金、白银供应链尽职调查设立了专门的组织,组织架构如下:


2.2 黄金、白银供应链公司管理体系建设与内部组织责任 

公司严格遵守LBMA黄金、白银责任指南第一步“建立强大的公司管理体系”的要求,已经建立了强大的管理体系,确保供应链尽职调查工作全面落实。公司通过并出台了一项供应链尽职调查政策,该政策符合经合组织《来自受冲突影响和高风险地区矿石负责任供应链尽职调查指南》,并扩展至环境和可持续性责任。

公司根据《LBMA负责任的黄金(白银)指南》制订了《供应链尽职管理办法》、《供应链尽职管理政策》,明确供应链尽职调查组织架构、职责、高风险地区定义,制定高风险供应链评估标准、调查处理程序、交易监控、文件保存等内容。

公司建立了一套供应链可追溯体系,收集和维护每一批产品的供应链信息,为每一批出库的产品分配唯一编号,并可通过二维码进行溯源。所有的供应商都会被进行资信调查,资信调查通过后签订合同,约定原料合法符合LBMA尽职调查政策。供应商送的每一批来料,都有入库单,表明产品类型、重量、验收人员和供应商签字确认,经熔炼取样化验,最后形成标准金银产品,分配唯一编号,通过上海黄金交易所进行交易。

公司设置的合规风控总监、合规风控专员、部门合规专员职责如下:

2.2.1合规风控总监

深圳市点金贵金属精炼有限公司授权的高级管理者:施巍

合规风控总监对黄金、白银供应链上的所有事情负责,负责监督供应链尽职调查的实施与改进,确保在供应链交易时采取恰当的措施,提交风险评估报告。

1)有权监查黄金、白银供应链尽职调查过程,并评估尽职调查是否充分进行。如果认为必要,有权要求提供附加文件或信息。

2)如存在高风险供应链或交易,需要及时向集团分管领导汇报。

3)每年组织一次对员工进行黄金、白银供应链规则的培训,起草和更新黄金、白银供应链规则,为高级管理层履责提供准确的信息。

4)每年安排风险合规专员至少一次对重要客户及潜在的高风险客户进行现场调查。

5)协助与鼓励黄金/白银原料供应商及黄金/白银交易客户承诺遵守黄金/白银供应链尽职规则。

6)建立完善的管理体系,并对供应商采纳的尽职调查实践聘用独立的第三方进行审计。

7)负责起草内部的LBMA供应链尽职管理合规报告。

2.2.2合规风控专员

深圳市点金贵金属精炼有限公司授权的合规风控专员:黄静

合规风控专员其职责为定期根据合规审核流程,针对已识别的风险实施应对策略,为合规风控总监履责提供准确的信息。 

(1)收集、整理LBMA供应链相关数据,配合合规风控总监完成日常合规报告。

(2)做好供应链风险识别评估,风险评估建立相关人员职责。

3)不定时上报员工对黄金、白银供应链或者任何新确认的风险的建议和意见,并提出自己的意见。

2.2.3业务部合规专员

   深圳市点金贵金属精炼有限公司授权的业务部合规专员:庄淸雄

业务部合规专员负责收集与保存足够的供应链的证明文件,如供应商营业执照、采矿许可证、身份证复印件,黄金、白银采购合同、供应商社会责任承诺书等。

1)负责原材料采购,确保黄金/白银原料供应的稳定性、安全性,并拒绝与高风险地区的相关企业、组织或国家合作。

2)业务部需对交货人身份信息进行确认,并在交易过程中采用监督机制确保交易的安全性,保证公司不参与恐怖主义融资。

3)评估和识别供应链风险,报告供应链尽职调查的情况。 

4)每年至少一次对重要客户(年供应量达到1000kg)进行现场调查;

5)协助与鼓励现货黄金/白银供应商承诺且书面确认遵守黄金/白银供应链尽职规则;

6)如出现异常情况需及时向合规风控总监报告。

2.2.4 财务合规专员

深圳市点金贵金属精炼有限公司授权的财务部合规专员:张利萍

财务部合规专员其职责为完整保存所有客户的交易凭证。

1)对供应链合同价格、原料金/银与成品金/银的出入库数据进行财务入账,做好相关发票、付款凭证归档备案。

2)防范相应的财务风险,并在发现风险时及时向合规风控总监汇报。

3)定期对公司生产车间与收发库房进行金银物料出入库数量盘点。月末财务人员正式盘点前,收发库管人员须对库存金银料进行预盘,每月财务人员盘点后,要求收发与统计员每月月末出具盘点对帐,编制盘点表。                                                                                                                                            

4)交易凭证包括但不限于:出入库单、客户相关合法资质证明等,记录保存至少5个会计年度。

2.2.5物流合规专员

深圳市点金贵金属精炼有限公司授权的物流合规专员:刘彬

物流合规专员其职责为选择符合黄金、白银运输资质要求的运输公司、保险公司。

1)建立供应链追溯系统,收集并维护每一批次来料的供应链信息,包括为每一批次输入及输出分配一个单独参考编号: 

a)黄金/白银产品向上追溯(黄金/白银—原料) 

   -含金/银物料类型(矿产黄金/白银、再生黄金/白银); 

-入库重量和分析报告;   

 -原料入库日期和成品入库日期;

b)黄金/白银产品向下追溯(黄金/白银—顾客) 

   -顾客信息; 

   -交易重量和分析报告; 

   -出库日期。 

2)按要求保存每一批料的运单、保单,并跟踪运单情况,确定运输公司或保险公司运输路线;

3)如出现异常情况需及时向合规风控总监报告。

2.2.6综合部合规专员

深圳市点金贵金属精炼有限公司授权的综合部合规专员:杨汝爱

   负责日常来料管理,征集各部门与员工意见,整理收集相关资料。 

2.2.7检测部合规专员

   深圳市点金贵金属精炼有限公司授权的检测部合规专员:林宇航

   负责所有来料与生产样的检测工作,确保检测的及时性和准确性,并保存好检测单据。

3、高风险黄金、白银供应链评判标准

3.1高风险黄金、白银供应链注意事项

1、与黄金/白银开采、运输和交易有关的系统化、广泛化的侵犯人权行为,强制劳役、童工、残酷,非人道和羞辱虐待;

2、有战争犯罪,违反国际人权法,人权犯罪或种族屠杀;

3、直接或间接的支持非政府武装集团、公共或私人安全部队,购买贵金属或提供协助的(参考OECD冲突影响地区和高风险地区矿产供应链尽职调查指南黄金、白银附录中的定义);

4、贿赂而来或者是掩盖黄金、白银真实来源;

5、存在洗钱或自高风险、冲突地区采购贵金属;

6、存在恐怖主义融资;

7、存在加剧冲突;

8、可能开采黄金利用汞生产而得;

9、可能不遵守环境和可持续发展法律要求,开采黄金源于世界遗产遗址或国内生态自然保护区;

10、存在矿产资源开发过程中引起的土壤侵蚀、水土流失、土地沙漠化。地面沉降、塌陷,山体崩塌、滑坡、泥石流等地质灾害;

    11、存在废渣、废水、废气排放对水体、土壤、空气的污染。对野生动植物资源和自然地质地貌景观的破坏、危及公民健康和财产损害。

3.2黄金、白银供应链高风险类别标准

1、矿产金银或再生金银来源于、中转或者运经冲突影响或侵犯人权高风险地区。

2、矿产金银声称来源于一个已知储量有限、资源有限或预计黄金、白银产量有限的国家。

3、再生金银来源于已知的冲突影响和侵犯人权的高风险地区,或者有理由怀疑经此地区中转的。

4、在黄金、白银供应链中的公司或者其他已知的上游公司位于一个有着洗钱、犯罪和贪污高风险的国家。

5、在黄金、白银供应链中的公司或其他已知的上游公司的收益所有人是政治敏感人物。

6、在黄金、白银供应链中的公司或其他已知的上游公司积极参与高风险商业活动,例如武器、赌博、赌业、古董和艺术品、钻石,宗教和宗教领袖。

7、在黄金、白银供应链中公司或其他已知的上游公司存在侵犯职工权利、环境保护等各项法律法规的情况。

3.3黄金、白银供应链公司内部评估等级

风险分级

序号

风险等级

风险值(R)

控制要求

1

(i)低风险

R≥6分

继续交易减少风险

2

(ii)中风险

2分<R<6分

暂停交易减少风险

3

(iii)高风险

R≤2分

停止交易摆脱风险


风险等级分值

序号

评估方

评估内容

分值

1

商业交易方
(含银行)

1.1相关营业执照等

6分



1.2相关收益人

2分



1.3收益人身份文件

2分



1.4相关商业关系

2分



1.5财务状况

2分



1.6 黄金/白银源产地资料信息等

6分

2

矿场方

2.1证明合理和善意之努力识别黄金或白银的产地来源

6分



2.2采矿许可证

3分



2.3进/出口黄金/白银许可证

5分



2.4采矿情况信息

2分



2.5开采能力的数据

2分

3

回收金

(含自然人)

3.1再生金银供应商资质信息

6分



3.2再生金银供应商商业关系

2分



3.3再生金银供应商黄金/白银来源证明

4分



3.4再生金银供应商相关收益人背景情况描述等

4分



3.5再生金银供应商相关收益人身份文件

4分


4、黄金、白银供应链尽职调查规定

4.1 黄金、白银供应链尽职调查措施

公司内部对所有黄金白银交易、黄金白银加工的所有黄金白银供应商、黄金白银相关合作伙伴,建立相应的黄金、白银供应链尽职调查措施,并在交易时明确告知。黄金、白银供应链尽职调查措施主要包含:

1、建立供应链客户档案。包括:名称、法定代表人、地址、联系方式、运营方式、交易合同等。

2、对既有供应链客户需定期进行核查,如有新建及变更的客户,需及时对其进行档案资料核查,并更新档案资料库。

3、确定供应链的每一客户不在任何政府的洗钱、诈骗或恐怖主义通缉名单上。

4、定期获取供应链客户经营状况(包括商业与财务详情)及交易目的信息。

4.2 矿产金客户

矿产金、银客户,在交易时,需注意以下问题,同时告知客户:

1、必须获得黄金、白银的产地来源信息;

2、提供采矿许可证;

3、提供进/出口黄金、白银许可证;

4、采矿情况信息证明,包括:是否侵犯人权、是否违规操作等;

5、开采能力数据;

6、公司会持续不断的对矿产金、银客户进行尽职调查。

4.3 自手工矿和小型矿的矿产金、银客户

自手工矿和小型矿的矿产金、银客户,在交易时,需注意以下问题,同时告知客户:

1、该手工/小型矿是否合法,提供相关资质证书;

2、黄金、白银不是来自于合法的手工/小型矿时,公司会采取保障措施(如:拒绝向其采购或马上暂停或中断与其来往,待其变为合法时再与其来往);

3、公司会持续不断的对手工/小型矿客户进行尽职调查。

4.4 回收金客户

回收金、银客户,在交易时,需注意以下问题,同时告知客户:

1、再生金、银供应商需提供合法的商业关系,包括:再生金、银来源证明、收益人证明等;

2、公司会持续不断的对再生金、银客户进行尽职调查。

4.5 高风险情况处理步骤

通过风险等级判断,出现高风险情况时,公司将采取以下步骤进行处理:

1、现场调查/访问高风险供应链,证实供应链尽职调查文件记录的调查结果。

2、对于大规模开采的黄金、白银:使用可信的独立来源的文件、数据和信息来核实情况,从矿山到精炼厂,供应链中每一家公司(包括黄金白银生产商、中间商、交易商、出口商和运输商)的收益所有人和政府监控名单信息都要求要核实。

3、对于手工/小型矿开采的黄金、白银:使用可靠的独立来源的文件、数据和信息来核实情况,从黄金、白银出口商到精炼厂,供应链中每一家公司(包括国际黄金、白银交易商和运输商)的收益所有人和政府监控名单信息都要求要核实。

4、对于回收金、银:使用可信的独立来源的文件、数据和信息来核实情况,从黄金、白银供应方到精炼厂,供应链中每一家公司(包括运输商)的收益所有人和政府监控名单信息都要求要核实。

5、黄金、白银供应链交易监控

公司将对交易关联的过程贯穿始终的审查和监管,来确保交易时对供应链的了解和风险预测一致。对交易的监管运用基于风险的方法来开展。

因此,公司对每一批收到的黄金、白银获取并记录以下信息:

5.1 原生金银

1、预估的重量和化验结果(来自供应方)。

2、航运/货运单据(运货/空运单、形式发票)。

3、高风险交易的进出口表格。

5.2 回收金银

1、预估重量(来自供应方)。

2、航运/货运单据(运货/空运单、形式发票)。

3、回收金、银出现高风险交易情况,公司必须要求客户提供相应文件进行相互印证,核实文件是否真实相符,同时进行交易背景调查,情况不一致的需要通过调查并得出书面调查结果。

每年各部门合规专员需向合规风控专员提交风险评估报告,由合规风控专员向合规风控总监提交汇总后的风险评估报告。

公司合规风控总监与高级管理层通过风险评估包括审批每一个评估为高风险的供应链,并每年重新决定是否继续与之保持商业关系。

6、黄金、白银供应链尽职调查文件记录保存

公司要保存足够的供应链的证明文件记录,按照供应链尽职调查系统的标准来评判风险的要求,来证明充分且持续的完成了尽职调查。记录保存至少5个会计年度。

7、黄金、白银供应链尽职培训

公司每年会对黄金、白银供应链中的所有员工进行该规则的培训。并将培训计划纳入公司年度培训计划当中。

7.1 培训要求

所有员工必须参加,并通过培训签到的形式进行相关培训确认。

7.2 培训方式

采用内训讲解授课方式,讲师由合规风控总监指定,人力资源部配合安排。

7.3 培训反馈

培训后,由基层管理者进行培训效果检查。检查不合规者,进行再培训。再培训名单由基层管理者提供。

7.4 培训档案

培训后,需建立相应培训档案。记录保存至少5个会计年度。

8、黄金、白银供应链违规申诉通讯机制

所有公司内部黄金、白银供应链相关工作人员如发现违规事项,应及时向所属板块合规专员进行邮件及电话申诉,再由合规风控专员向合规风控总监进行邮件及电话申诉。

序号

职位

姓名

1

合规风控总监

施巍

2

合规风控专员

黄静

3

业务部合规专员

庄淸雄

4

财务部合规专员

张利萍

5

物流部合规专员

刘彬

6

综合部合规专员

杨汝爱

7

检测部合规专员

林宇航


                         深圳市点金贵金属精炼有限公司

人力资源部

202018